Rządowe narzędzia pozwalają wystawić dokument i go pobrać. Spełniają obowiązek formalny. Nie zostały jednak stworzone do codziennego zarządzania sprzedażą, kosztami i płatnościami w firmie. Interfejs jest urzędowy, komunikaty bywają niejasne, a w czasie przerw technicznych przedsiębiorca zostaje sam z pytaniem, czy dokument został przyjęty.
System nie interesuje się tym, że prowadzisz firmę, masz klientów, pracowników i terminy. Odpowiedzialność zawsze spada na Ciebie. Dlatego coraz więcej firm z okolic Trójmiasta nie korzysta z KSeF bezpośrednio, tylko integruje się przez program do faktur, który przejmuje całą techniczną komunikację z systemem.
Najprostsze i jednocześnie najbezpieczniejsze rozwiązanie to korzystanie z programu stworzonego dla przedsiębiorców, a nie dla urzędników. Takiego, który nie tylko „łączy się” z KSeF, ale realnie przejmuje odpowiedzialność za komunikację z systemem i daje Ci pełną kontrolę nad dokumentami. Jednym z najlepiej dopracowanych obecnie rozwiązań na rynku jest www.afaktury.pl darmowy program do faktur z pełną integracją z KSeF, który pozwala pracować normalnie, bez ciągłego pilnowania statusów i komunikatów ministerstwa.
Integrację wykonujesz raz. Generujesz token w KSeF, wklejasz go w ustawieniach i od tej chwili system komunikuje się z Krajowym Systemem e-Faktur za Ciebie. Wystawiasz dokument tak jak zawsze, a program wysyła go do KSeF, odbiera numer identyfikacyjny i aktualizuje status.
Jeśli KSeF działa, wszystko odbywa się w tle. Jeśli system ma przerwę techniczną, dokument trafia do bezpiecznej kolejki i zostaje wysłany automatycznie, gdy KSeF wraca do sprawności. Nie logujesz się co godzinę na stronę ministerstwa i nie sprawdzasz ręcznie, czy faktura „przeszła”. Patrzysz na listę dokumentów i widzisz status oraz numer KSeF. To nie jest kwestia wygody. To jest realne zabezpieczenie Twojej odpowiedzialności jako przedsiębiorcy.
Wielu przedsiębiorców myśli o KSeF głównie w kontekście sprzedaży. Tymczasem największe ryzyko dotyczy faktur kosztowych. Dokument uznaje się za doręczony w momencie jego pojawienia się w KSeF. Jeśli go nie pobierzesz i nie przeanalizujesz, formalnie nadal odpowiadasz za jego obsługę.
W programie takim jak afaktury.pl faktury kosztowe z KSeF pobierają się automatycznie i bez limitu liczby dokumentów. To ważne, bo nawet w darmowym planie masz nielimitowany odbiór faktur zakupowych. Żaden przedsiębiorca nie musi zastanawiać się, czy przekroczył limit pobrań.
Dokumenty pojawiają się w panelu razem z datą przyjęcia w KSeF, numerem identyfikacyjnym, kwotą i danymi kontrahenta. Możesz je filtrować, analizować koszty, eksportować do księgowości i mieć bieżący obraz finansów firmy. Przy większej liczbie dokumentów miesięcznie różnica między ręcznym pobieraniem a automatyczną synchronizacją jest ogromna.
W KSeF nie ma przycisku „edytuj”. Jeśli dokument został przyjęty, każda zmiana oznacza korektę, czyli dodatkowy dokument i dodatkowy ślad w historii.
Dlatego możliwość pracy z opóźnioną wysyłką faktury do KSeF jest jednym z najbardziej praktycznych mechanizmów. Możesz zapisać fakturę, sprawdzić dane, doprecyzować szczegóły z klientem, poprawić NIP, a dopiero potem wysłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur. To realnie zmniejsza liczbę korekt.
Najważniejsze jest to, że możesz to wszystko sprawdzić bez żadnego ryzyka. Darmowy program do faktur w afaktury.pl daje pełny dostęp do wszystkich funkcji przez 30 dni. Wystawiasz dokumenty, wysyłasz je do KSeF, odbierasz faktury kosztowe i widzisz dokładnie, jak system działa w Twojej firmie.
Po okresie testowym nadal możesz korzystać z wersji darmowej i wystawiać do trzech dokumentów miesięcznie. Odbiór faktur kosztowych z KSeF pozostaje za darmo bez limitu. To oznacza, że nawet bez płatnego pakietu masz stały dostęp do dokumentów od dostawców.
Jeżeli firma wystawia więcej dokumentów, najtańszy pakiet kosztuje kilkanaście złotych miesięcznie i pozwala na nielimitowane wystawianie faktur. W praktyce jedna godzina ręcznego sprawdzania statusów w systemie rządowym kosztuje więcej niż miesięczny dostęp do programu afaktury.pl, który robi to automatycznie.
Afaktury to nie tylko wysyłka dokumentów do KSeF. To system, który pozwala kontrolować sprzedaż, koszty i płatności w jednym panelu. Widzisz, kto zapłacił, kto zalega, jakie masz realne przychody i jak wyglądają koszty w danym miesiącu.
Możesz wystawiać faktury VAT, zaliczkowe, końcowe, proformy i korekty. Możesz pracować w walutach z automatycznym kursem NBP, ustawiać dokumenty cykliczne, generować zestawienia dla księgowości w PDF, CSV czy Excelu. Przy większej skali działalności możliwa jest integracja przez API, dzięki której system sam wystawia dokumenty i wysyła je do KSeF.
KSeF zostanie z nami na lata. Sankcje finansowe za niewłaściwe wystawianie dokumentów są realne. Najrozsądniejszą decyzją jest dziś takie poukładanie pracy, aby system nie zabierał dodatkowego czasu i nie generował niepotrzebnego stresu.
Darmowy program do faktur pozwala to sprawdzić bez zobowiązań. Rejestrujesz się, integrujesz system raz i pracujesz tak jak dotychczas, tylko bez ciągłego pilnowania komunikatów ministerstwa.
W praktyce to właśnie takie rozwiązania wybierają firmy, które chcą mieć nad KSeF pełną kontrolę, a nie żyć w niepewności, czy dokument na pewno został przyjęty.
