“Płacę i wymagam” - zazwyczaj w kręgach biznesowych kierujemy się taką właśnie dewizą. Co ważne - powinniśmy wymagać dokładnie tego, za co płacimy, a co zostało wcześniej formalnie uzgodnione. Uwagi i zastrzeżenia są normalną rzeczą w sekcji usług, zawsze warto jednak, kierując się zdrowym rozsądkiem, doprowadzić do biznesowego rozwiązania spornych kwestii, żeby zakończenie umowy było ostatecznością.
Jakie są przyczyny zmiany firmy porządkowej?
Lampka alarmowa powinna się nam zapalić, kiedy firma porządkowa nie wypełnia ustaleń wynikających z umowy. Zdecydowanie złymi praktykami w wykonaniu firmy sprzątającej biura w tym zakresie są np.:
Problemy personalne
Może się zdarzyć, że potencjalnym powodem zerwania współpracy będzie problem personalny - np. z dogadaniem się z kierownikiem obiektu wyznaczonym przez firmę porządkową. Jeśli rozmowy z kierownikiem nie przynoszą rezultatu, należy zwrócić się do audytora z ramienia firmy sprzątającej, który może pomóc rozwiązać sytuacje sporne lub też, ostatecznie, zaproponować na obecne stanowisko inną osobę, która zrozumie nasze potrzeby. Nie skreślajmy od razu całej firmy utrzymującej porządek w naszej firmie. Dajmy sobie możliwość dokonania wyboru. Nie dajmy się ponieść emocjom, czasem prosty ruch otwiera nowe, lepsze drzwi. Każdy z nas jest tylko człowiekiem, a pomoc - w tym wypadku osoby nadzorującej, audytora - może wiele zmienić na dobre.
Jeśli nasza decyzja nie jest jeszcze ostateczna, jest szansa, że pomoże poważna rozmowa i konsekwentne zaznaczenie, że jeśli nie nastąpi natychmiastowa korekta zachowania, to nie będzie już szans na jakąkolwiek współpracę.
Czy zmiana to najlepsze rozwiązanie?
Zawsze warto zastanowić się, czy zmiana wykonawcy jest rzeczywiście konieczna oraz co jest jej powodem. Czy są to działania niezgodne z naszą umową, o których była mowa w poprzednim akapicie, czy może mamy takie naciski odgórne.
Warto zdać sobie sprawę, że każdego następcę obecnej firmy porządkowej trzeba będzie ponownie wdrożyć, przekazać wszystkie informacje i życzenia, ale przede wszystkim mu zaufać. Czy jesteśmy na to gotowi? Być może, rozważając za i przeciw, warto jednak przypilnować obecnej firmy sprzątającej, przygotowując i wspólnie omawiając listę swoich oczekiwań.
Każdy problem jest do przedyskutowania i znalezienia rozwiązania przy woli dwóch stron, musimy jednak pamiętać, że zlecającego i zleceniobiorcę obowiązuje umowa z zakresem czynności, które powinny być konsekwentnie wykonywane. Nasze dodatkowe życzenia typu “mój kubek to nie został zabrany z biurka i umyty” nie mają tu nic do rzeczy. Nie zawsze wszyscy pracownicy zdają sobie sprawę z tego, co konkretnie jest uzgodnione i zawarte w podpisanej umowie, dlatego najlepiej dowiedzieć się u źródła czy czynność, której wykonania oczekujemy, jest uwzględniona w zakresie prac. Oczywiście zawsze są odstępstwa od reguły, ktoś wykona dodatkowo jakąś czynność poza zakresem, przykładowo umyje ten wspomniany kubek, ważne jednak, żeby nie nadużywać takich sytuacji, aby nie skończyło się to jak w znanym przysłowiu “daj komuś palec, a weźmie całą rękę”.
Ważne osoby w kontaktach z klientem
Firma świadcząca usługi porządkowe powinna oferować przede wszystkim wyszkolony i dobrze zorganizowany personel (pracownik ekipy porządkowej, brygadzista), nadzór w postaci kierownika obiektu będącego z klientem w stałym kontakcie, a także systematyczne wewnętrzne audyty w wykonaniu audytora wewnętrznego.
Brygadzista to osoba sprawująca bezpośredni nadzór nad zespołem pracowników, pracuje na porannej lub popołudniowej zmianie, rozdysponowuje zadania na bieżąco, kontroluje pracę zespołu i realizację wytyczonych zadań.
Kierownik obiektu natomiast sprawuje bezpośredni nadzór nad zespołem pracowników - to również osoba odpowiedzialna za bezpośredni kontakt z przedstawicielem zamawiającego. Prowadzi dokumentację obiektową, przeprowadza szkolenia, nadzoruje bieżącą realizację usługi, rozpisuje harmonogramy pracy, nadzoruje usługi na terenie zewnętrznym (odśnieżanie, koszenie) oraz usługi specjalistyczne (sobotnie doczyszczanie, usługi mycia okien, mycia elewacji itp.).
Audytor wewnętrzny to osoba odpowiedzialna za kontrolę nad prawidłowym wykonaniem usługi, kontaktem z przedstawicielem zamawiającego oraz pracą całej ekipy porządkowej wraz z brygadzistą i kierownikiem. Do jego zadań należy również prowadzenie dokumentacji obiektowej, wprowadzanie i egzekwowanie procedur i instrukcji, a także nadzór nad właściwym użytkowaniem sprzętu na obiekcie i przestrzeganiem ogólnych zasad BHP.
Dawanie drugiej szansy
Warto pamiętać, że spotkanie się dwóch stron, porozmawianie i wskazanie swoich uwag przynosi dobre rozwiązania i oczyszcza wzajemne relacje. Być może powód niezrozumienia jest bardzo błahy i do szybkiego naprawienia, a przecież nie warto sprawiać, by coś drobnego urosło do rangi olbrzymiego problemu. Firmie sprzątającej zależy na utrzymaniu wzajemnej dobrej relacji i dawaniu pracy innym, bo przecież nie dając drugiej szansy, nie rezygnujemy tylko z firmy porządkowej, ale także z konkretnej pani Zosi, która właśnie straci pracę.
Jeśli wszystkie polubowne możliwości rozwiązania problemów zostaną przez nas wyczerpane, z czystym sumieniem zmieńmy firmę sprzątającą biura na inną - najlepiej taką z polecenia. Zapytajmy sąsiadujące z nami firmy, z usług jakiej ekipy porządkowej korzystają i czy są zadowole. Poczta pantoflowa to najlepsza metoda na znalezienie rzetelnego wykonawcy usług porządkowych.
