Jak zorganizować konferencję nad morzem i nie żałować?

Jeśli chcemy zorganizować dobrą konferencję, to z pewnością musimy się przygotować na mnóstwo pracy i problemów. Jeśli jednak wszystko zrobimy dobrze, to efekty tego typu wydarzeń mogą przejść nasze najśmielsze oczekiwania. To bowiem na konferencjach, w trakcie których możliwa jest swobodna wymiana myśli, pomysłów i idei rodzą się najlepsze pomysły biznesowe i koncepcje, które zmieniają świat. Niezmiennie z rozwojem i innowacjami wiążą się morze i położone nad mim miasta. To bowiem one przez wieki były "oknem na świat" sprzyjającym rozwojowi handlu, przemysłu i myśli. Na pewno warto wiec wykorzystać ten klimat do organizacji konferencji w XXI wieku!

Na początku zawsze jest pomysł!

Początkiem wszystkich najlepszych konferencji jest dobry pomysł! Określenie konkretnej idei, która będzie przyświecać naszemu przedsięwzięciu jest niezbędne do dalszego prowadzenia prac organizacyjnych. Zawsze warto też stworzyć dość szczegółowy plan przygotowań i celów do osiągnięcia. Pomoże nam to w wydajniejszej pracy i utrudni rozmycie prowadzonych działań. Nie zapominajmy też przy tym o starej prawdzie, że na początku i końcu zawsze najważniejsze są pieniądze. Koniecznie więc nasz pomysł powinniśmy skonfrontować ze środkami, które posiadamy. Lepiej bowiem doskonale zorganizować i opłacić nieco mniejsze wydarzenie i w kolejnym roku spróbować czegoś więcej, niż rzucić się na wielkie wydarzenie bez zabezpieczonych środków. Wtedy bowiem porażka zaboli nas podwójnie, gdyż trudniej będzie nam o drugą szansę.

Zapewnij sobie pomoc w organizacji!

Przygotowanie poważnej i dobrej konferencji to nie jest zadanie dla jednego człowieka. Zawsze trzeba sobie dobrać odpowiednie grono współpracowników, którym można zaufać i którzy realnie pomogą w organizacji. Alternatywą dla takiego rozwiązania jest wynajęcie odpowiedniej firmy, która za nas profesjonalnie wykona sporą część prac organizacyjnych. – Specjalistyczne firmy wspierające organizację konferencji, szkoleń, seminariów czy innych podobnych wydarzeń są w stanie pomóc na różnych etapach przygotowań. Organizują sale konferencyjne i zapewniają ich obsługę techniczną, zajmują się promocją wydarzeń, przygotowują catering czy inne usługi dodatkowe, takie jak obsługa gości, przygotowanie materiałów konferencyjnych czy nawet kontakty call-center - mówi Magdalena Dąbrowska z firmy salerezerwacje.pl.

Zaproś nieprzeciętnych gości!

Największą siłą każdej konferencji są jednak zaproszeni goście. Nie ma się co w tej kwestii oszukiwać, wybór kiepskich mówców z pewnością odbije się na prestiżu samego wydarzenia i zniechęci potencjalnych uczestników. Dobrym rozwiązaniem jest skontaktowanie się z kilkoma osobami, których nazwiska coś znaczą w danym środowisku i do nich dobierać pozostałych prelegentów. Pozwoli nam to na zainteresowanie wydarzeniem mediów, a znani i poważani fachowcy ściągną innych ciekawych ludzi. Z drugiej strony nie ma jednak co przesadzać z uznanymi nazwiskami. Czasem bowiem dobrze dobrani i mający dużo do powiedzenia nowicjusze okazują się gwoździem programu, a ich wystąpienia wywołają gorącą dyskusje.

Wykorzystaj atuty lokalizacji!

Wybierając miejsce na swoją konferencję zawsze warto zwrócić uwagę nie tylko na aspekty techniczne - takie jak wyposażenie czy pojemność sali, ale też na otoczenie i ogólny "klimat". – Organizatorzy konferencji często zapominają, że najlepsze konferencje poza doskonałą organizacją charakteryzują się też nieprzeciętną "chemią" między uczestnikami, organizatorami i miejscem, w którym się odbywa. Bezwzględnie więc warto wybrać ciekawe i budzące emocje miejsce, jak chociażby nadmorski Gdańsk, z licznymi zabytkami, atrakcyjną starówką i - a jakże - dobrą bazą konferencyjną. Pozwoli to na bezproblemowe wybranie odpowiedniej sali konferencyjnej, a także zapewnienie dodatkowych atrakcji. Ta lokalizacja umożliwia także uczestnikom spotkanie się "po godzinach" w restauracji czy innym lokalu. Praktyka bowiem dowodzi, że to właśnie wtedy nawiązywane są najważniejsze znajomości, tworzą się realne koncepcje i rozpoczynane są wieloletnie współprace. - doradza Magdalena Dąbrowska z salerezerwacje.pl.

Zapewnij najlepsze usługi dodatkowe!

Ludzie przyjeżdżają na konferencje, by przedstawiać swoją pracę czy pomysły, dyskutować z innymi specjalistami i wymieniać się poglądami. Nie można jednak zapominać o tym, że to jako organizatorzy wydarzenia musimy zapewnić gościom chociaż skromny poczęstunek. – Niezbędne jest zapewnienie odpowiedniego serwisu kawowego, przekąsek na czas obrad, a także - zwłaszcza, jeśli konferencja trwa dłużej - także choć jednego konkretnego i ciepłego posiłku. Ale jedzenie to nie wszystko. Trzeba też pamiętać o możliwości noclegu dla uczestników - na szczęście w nadmorskich miastach takich jak Gdańsk nie będzie z tym problemów, obsłudze translatorskiej czy sprawnym dowozie gości. – dodaje M. Dąbrowska.

Zadbaj o każdy szczegół!

Pomyślałeś o wszystkich najistotniejszych kwestiach i sprawach? Nie zapomnij o szczegółach! Czasem zdarza się bowiem, że to właśnie drobnostki psują bardzo pozytywny ogólny obraz konferencji. Brak identyfikatorów, błędy w programie, pomyłki w nazwiskach czy tytułach wystąpień pojedynczo nie są straszne, jednak jeśli nagromadzi się ich większa ilość, to automatycznie sprawi wrażenie chaosu organizacyjnego. Warto też pamiętać, że czasem drobny błąd - chociażby przestawienie cyferek w godzinie ważnego wystąpienia może sprawić bardzo poważne kłopoty!

Popełniaj błędy i wyciągaj z nich wnioski!

Na koniec warto dodać, że niezależnie od tego ile czasu, pieniędzy i trudu całego sztabu ludzi zostało włożonych w organizację konferencji, to zawsze istnieje możliwość, że coś się nie uda. Czasem wyniknie to z niedopatrzenia, czasem z nieszczęśliwego zbiegu okoliczności czy innych wydarzeń losowych. Ważne, by z takich wydarzeń wyciągać wnioski, by być jeszcze lepiej przygotowanym na przyszłość. Warto też zawsze zapytać o zdanie uczestników konferencji - oni bowiem często widzą dużo więcej, niż my sami jesteśmy w stanie dostrzec!

Organizacja konferencji wymaga wysiłku - ale się opłaca! Zwłaszcza w Gdańsku!