Zarządzanie dokumentacją firmową jest wyzwaniem samym w sobie, a w przypadku pracy w trybie zdalnym bądź hybrydowym, staje się jeszcze bardziej złożone i wymagające. Brak centralnego dostępu do danych, brak jasnych zasad przechowywania i obiegu dokumentów, a także wyzwania stojące za koniecznością zapewnienia odpowiedniego poziomu zabezpieczenia, to tylko niektóre problemy organizacji. Dowiedz się, jakie są kluczowe wyzwania związane z zarządzaniem dokumentacją w rozproszonym zespole.
Praca zdalna bądź hybrydowa stała się normą bardzo wielu firm. Zapewnia ona większą elastyczność, możliwość zatrudniania osób praktycznie z całego świata i wprowadza znaczne oszczędności. Jednak przechowywanie dokumentów firmowych to w tym przypadku podwójne wyzwanie. Chodzi tu bowiem nie tylko o samo przechowywanie danych, ale o sprawne zarządzanie nimi w środowisku cyfrowym.
Zarówno obieg aktualnie używanych danych, jak i archiwizacja dokumentów w firmie objęte są specjalnymi przepisami prawa. Mowa tu o prawie krajowym, jak i o RODO, które dotyczy wszystkich krajów członkowskich Unii Europejskiej.
Nie tylko małe firmy, ale również duże przedsiębiorstwa, czy instytucje pracujące w modelu rozproszonym narażone są na wyzwania takie jak:
Brak centralnego systemu przechowywania dokumentów
Znacznie utrudnia to, a wręcz niekiedy uniemożliwia, szybki dostęp do aktualnych i archiwalnych wersji plików. Może powodować ich nadmierną duplikację.
Trudności w kontrolowaniu wersji dokumentów
Z nadmierną duplikacją wiąże się kolejny problem — w rozproszonych zespołach pracownicy mogą pracować na różnych wersjach tych samych dokumentów.
Brak ujednoliconych narzędzi przechowywania i procedur obiegu dokumentów
Korzystanie z wielu różnych platform i systemów może zagrażać bezpieczeństwu danych.
Problemy z archiwizacją i długoterminowym przechowywaniem
Może to skutkować utratą ważnych dokumentów, które ze względów prawnych powinny być przechowywane przez konkretny okres czasu.
Kolejnym wyzwaniem jest np. zwiększone ryzyko naruszenia przepisów (np. wspomnianego już RODO), niewystarczające zabezpieczenie dostępu do poufnych danych, trudności ze skuteczną i sprawną odpowiedzią na kontrole i audyty.
Jak więc widzisz, wyzwań jest naprawdę wiele. Nie oznacza to jednak, że praca w trybie hybrydowym lub zdalnym jest zła. Oznacza to, że wymaga ona innego podejścia do przechowywania dokumentów firmowych.
Kluczowe jest wdrożenie centralnego, cyfrowego systemu przechowywania i obiegu danych. Kolejnym ważnym elementem jest standaryzacja zasad katalogowania, nazewnictwa i udzielania uprawnień.
Fachowa pomoc w tym zakresie pozwala nie tylko uporządkować istniejące dokumenty i zarchiwizować te, które należy przechowywać przez określony czas. Firmy specjalizujące się w digitalizacji dokumentów i wdrażania systemów zarządzania nimi, to realna oszczędność czasu i zasobów.
Jednym ze skutecznych rozwiązań jest usługa Data Entry, polegająca na profesjonalnym wprowadzaniu danych do systemów informatycznych Twojej firmy.
Zadbaj o porządek i bezpieczeństwo dokumentów firmowych, niezależnie od tego, gdzie pracują Twoi pracownicy. Zlecenie archiwizacji i digitalizacji profesjonalnej firmie to idealny sposób na większą kontrolę i efektywność.
