Czy posiadając kasę fiskalną trzeba mieć terminal płatniczy?

Zmiany przepisów prawa wprowadzone w ramach tzw. Polskiego Ładu sprawiły, że wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, czy posiadając kasę fiskalną trzeba mieć terminal płatniczy. Jak wygląda to w praktyce? Odpowiadamy.

Obowiązek posiadania terminala płatniczego w firmie

Od 1 stycznia 2022 r., czyli wejścia w życie przepisów tzw. Polskiego Ładu wprowadzony został w Polsce obowiązek arów i usług oraz przepisów Polskiego Ładu, które wprowadziły obowiązek zapewnienia możliwości przyjmowania płatności bezgotówkowych we wszystkich punktach handlowo-usługowych, które mają kasy fiskalne online. Czy oznacza to, że w firmy korzystające z kas fiskalnych online muszą posiadać terminal? Otóż, nie, ponieważ przyjmowanie płatności bezgotówkowych może polegać również na umożliwieniu uiszczania zapłaty za produkty i usługi przelewem na konto bankowe czy poprzez BLIK-a. W praktyce jednak najprostszym rozwiązaniem jest terminal płatniczy, ponieważ pozwala on przyjmować płatności kartą czy telefonem.

Dlaczego warto posiadać terminal w firmie?

Brak obowiązku posiadania terminala płatniczego w firmie nie oznacza, że nie warto go mieć. Wynika to z faktu, że terminal płatniczy zapewnia:

• większą sprzedaż - coraz więcej Polaków nie nosi przy sobie gotówki, w związku z czym firma nie posiadająca terminala może tracić klientów. Osoba, która nie ma gotówki, po prostu odejdzie do konkurencji, która ma terminal. Terminal zwiększa zatem dostępność usług, a klient nie musi martwić się o wypłatę z bankomatu;
• nowoczesny i profesjonalny wizerunek - terminal płatniczy to dziś znak, że firma idzie z duchem czasu. Klienci postrzegają takie przedsiębiorstwa jako bardziej profesjonalne i wiarygodne. Nawet jeśli ktoś ostatecznie zapłaci gotówką, świadomość, że może wybrać sposób płatności, zwiększa jego zadowolenie z obsługi. Dodatkowo, możliwość płatności telefonem, zegarkiem czy kartą to duże udogodnienie dla młodszych pokoleń, a to właśnie oni coraz częściej stanowią dużą część rynku;
• bezpieczeństwo - pieniądze w gotówce niosą ze sobą ryzyko – kradzieży, zgubienia, błędów przy wydawaniu reszty czy fałszywych banknotów. Płatności elektroniczne są znacznie bezpieczniejsze i lepiej udokumentowane.Pozwalają mieć pełną kontrolę nad obrotem środków, a każda transakcja zostaje zapisana w systemie. To również duże ułatwienie przy rozliczeniach i prowadzeniu księgowości, a w praktyce koniec z liczeniem drobnych i szukaniem błędów w kasie;
• wygodę - przyjmowanie płatności kartą skraca czas obsługi klienta. Nie trzeba szukać reszty, odliczać monet, ani czekać, aż klient przeliczy gotówkę. To szczególnie ważne w branżach o dużym natężeniu ruchu – gastronomii, handlu detalicznym czy usługach. Dodatkowo, nowoczesne terminale są łatwe w obsłudze, co jest istotne także dla pracowników. Intuicyjny interfejs, szybkie działanie i możliwość zintegrowania z kasą fiskalną znacznie usprawniają codzienną pracę;
• elastyczność i mobilność - na rynku dostępne są różne rodzaje terminali – stacjonarne, przenośne, a nawet w formie aplikacji na smartfonie. Dzięki temu można dopasować urządzenie do specyfiki danej działalności. Z terminalem mobilnym można przyjmować płatności wszędzie, czyli u klienta, na targu czy nawet w parku. Elastyczność ta zapewnia przewagę konkurencyjną i wygodę działania;
• wsparcie dla nowych użytkowników i możliwość skorzystania z promocji - przedsiębiorcy, którzy do tej pory nie korzystali z terminala płatniczego, mogą skorzystać z Programu Polska Bezgotówkowa. Można dzięki niemu otrzymać terminal na rok za darmo, czyli bez kosztów instalacji, dzierżawy i prowizji (do określonego limitu obrotu). To świetny sposób, by przetestować rozwiązanie bez ryzyka. Program wspierany jest przez Fundację Polska Bezgotówkowa i skierowany głównie do mikro i małych przedsiębiorstw;
• optymalizację zarządzania finansami - Transakcje kartą trafiają bezpośrednio na konto firmowe, co ułatwia kontrolę nad finansami. Nie musisz codziennie wpłacać utargu do banku ani przechowywać dużych ilości gotówki. Wszystko odbywa się automatycznie i bezpiecznie. Dodatkowo, terminale oferują coraz więcej funkcji dodatkowych, czyli raporty, integrację z systemami sprzedaży, a nawet opcje doładowań telefonów czy płatności rachunków.

Podsumowując, należy stwierdzić, że przedsiębiorcy korzystający (w ramach obowiązku lub dobrowolnie) z kasy fiskalnej nie mają obowiązku posiadania terminala płatniczego. Za jego obecnością w firmie przemawiają jednak liczne zalety, w związku z czym warto go rozważyć.