Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentów przez określony w przepisach czas. W wielu firmach archiwizuje się również dokumentację szkoleniową, protokoły i innego rodzaju ważniejsze informacje. Jak krok po kroku archiwizować dokumenty? Oto podstawowe zasady oraz porady, jak zoptymalizować ten proces.
Podstawowym zadaniem archiwisty jest podział dokumentów na archiwalne i niearchiwalne. Te pierwsze przedstawiają jakąś wartość historyczną i oznaczane są literą A. Dokumenty archiwalne to m.in.:
księgi wieczyste,
akta sądowe,
statuty i regulaminy,
sprawozdania i analizy,
oryginały map i planów.
Pozostałą dokumentację, w tym na przykład protokoły egzaminów końcowych czy dotyczące spraw pracowniczych oznacza się literą B. Dodaje się do niej cyfrę arabską, na przykład 5, 10 czy 15, która oznacza lata przechowywania dokumentów. Organizacja i kategoryzacja polega również na posegregowaniu danych w czytelny sposób. Do każdego dokumentu mogą zostać przypisane metadane, które ułatwią późniejszą identyfikację. Metadane przekazują informacje dotyczące autora, daty utworzenia czy kategorii tematycznej albo działu.
Archiwizacja to trudne zadanie zwłaszcza w dużych firmach, w których informacje i dane przekazywane są w trybie ciągłym. Tego typu organizacje chętnie korzystają z usług outsourcingowych, świadczonych przez podmiot zewnętrzny. Więcej na ten temat można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/outsourcing-i-automatyzacja-procesow-biznesowych/outsourcing-procesow-biznesowych/. Bardzo istotne jest również uporządkowanie akt, które znajdą się w archiwum. Zachowanie ładu znacząco ułatwia nie tylko wyszukiwanie potrzebnych informacji, ale również późniejszą utylizację dokumentów. Zasada ta dotyczy nie tylko nowych, ale też już zarchiwizowanych dokumentów. Przy dużej ilości warto rozważyć skorzystanie z pomocy specjalistów. Czym jest profesjonalna archiwizacja dokumentów? Więcej informacji dostępnych jest na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-dokumentow-i-akt/.
Digitalizacja dokumentów, czyli przejście z formy papierowej na cyfrową to jeden z procesów, który znacząco ułatwia archiwizację. Obecnie firmy coraz częściej przekazują sobie dokumenty elektronicznie, ale nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że digitalizacja może też dotyczyć papierów już zarchiwizowanych. Charakterystyka usługi dostępna jest na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/. Dokumenty cyfrowe oczywiście również muszą być prawidłowo przechowywane, ale pochłania to znacznie mniej kosztów i miejsca.
