Jak rozwiązania mobilne ułatwiają zarządzanie dokumentami?

W firmie zarządzanie dokumentami jest procesem stałym, często wymagającym kontroli także na odległość. Jeśli chcesz mieć ciągły dostęp do dokumentacji firmowej, skoncentruj się na rozwiązaniach mobilnych. Z poziomu smartfonu czy tabletu masz możliwość skanowania, drukowania, edytowania, segregowania i archiwizowania dokumentów. Technologia chmurowa pozwala przy tym zaoszczędzić sporo miejsca na dysku i uchronić wrażliwe dane przed nieautoryzowanym dostępem czy usunięciem.

Cyfryzacja dokumentacji rozwiązuje wiele problemów z dostępem do danych, segregowaniem ich, przetwarzaniem oraz archiwizowaniem. Pozostają jednak jeszcze inne wyzwania, jak choćby zarządzanie. Na szczęście proces można też przeprowadzić zdalnie, wykorzystując innowacyjne rozwiązania technologiczne o charakterze mobilnym. Zobacz, co masz do wyboru i dlaczego warto zainwestować w program do obiegu dokumentów.

Z jakich rozwiązań mobilnych mogą korzystać biura?

Firmy dostarczające oprogramowanie mają ciekawą ofertę dla biur. To właśnie w tych miejscach mamy do czynienia z najbardziej intensywnym obiegiem dokumentów oraz ich obsługą. Jeśli chcesz:

• przechowywać dokumenty w chmurze,

• wydawać zdalnie polecenia drukowania,

• tworzyć raporty i notyfikacje o urządzeniach wielofunkcyjnych,

rozważ skorzystanie z nowoczesnych programów dostępnych w jednym miejscu. Zobacz, które są najbardziej popularne i dlaczego opłaca się w nie zainwestować.

System zarządzania dokumentami – przykładowe rozwiązania

Mobilny system zarządzania dokumentami można wybrać spośród kilku dostępnych. Warto znaleźć przy tym zaufanego dostawcę oprogramowania, który przedstawi Ci kilka dostępnych opcji. Dla porównania mogą to być następujące narzędzia:

• Kyocera Mobile Print– system umożliwia bardzo łatwe i szybkie przesyłanie dokumentów do drukowania. W ten sposób cyfrowe pliki stają się dokumentami papierowymi i mają taki wygląd oraz zawartość, jaki chcesz,

• Kyocera MyPanel– kolejna aplikacja pozwalająca na łączenie sterownika z komputerem lub inną elektroniczną bazą danych w celu ich przetwarzania czy obsługi w innym zakresie, np. rozpoczęcie działań na platformie workflow,

• Kyocera Cloud Connect– to narzędzie do zarządzania dokumentami, dające dostęp do chmury (Evernote lub GoogleDrive), skąd pliki mogą być ściągane, drukowane, skanowane lub faksowane. Współpracuje z drukarkami i urządzeniami wielofunkcyjnymi,

• AirPrint/Mopria– to proste narzędzie, które jest pozbawione zaawansowanych funkcji, dlatego nie zajmie dużo miejsca i dla każdego będzie łatwe w obsłudze, MyQ Mobile Terminal – narzędzie do zarządzania dokumentami i zlecania druków w systemach działających w środowisku MyQ.

Spośród wszystkich dostępnych rozwiązań z łatwością znajdziesz takie, które ułatwią Ci zarządzanie dokumentami. W dobie digitalizacji dokumentów możliwość zarządzania nimi w sposób zdalny staje się nie tylko sporym ułatwieniem, ale niekiedy wręcz koniecznością. Warto modernizować firmę, aby nie zostawała ona w tyle, gdy chodzi o transformację cyfrową.