Bezpieczeństwo danych podczas rezerwacji: czy kserowanie dokumentów jest konieczne?

Rezerwacja noclegów online wymaga podania danych osobowych, takich jak imię, nazwisko czy numer karty kredytowej. Jednak kserowanie dokumentów tożsamości w hotelach budzi wątpliwości co do bezpieczeństwa i zgodności z przepisami o ochronie danych. Warto zastanowić się nad ryzykiem, jakie niesie ze sobą taka praktyka.

Prawo a kserowanie dowodu przez hotel

Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) hotele, pensjonaty i inne obiekty noclegowe, pozyskując dane osobowe gości, stają się ich administratorami. To oznacza, że muszą przestrzegać przepisów dotyczących przetwarzania i zabezpieczania tych informacji.

Kluczową zasadą RODO jest minimalizacja danych – administrator może przetwarzać tylko te informacje, które są niezbędne do realizacji określonego celu. W przypadku obiektów noclegowych będzie to zazwyczaj imię, nazwisko, adres czy numer dokumentu tożsamości gościa. Natomiast kopiowanie całego dowodu osobistego lub paszportu jest działaniem wykraczającym poza ten zakres.

Hotele nie mają więc prawa kserować Twoich dokumentów. Mogą jedynie je przeglądać w celu weryfikacji tożsamości. Zapisanie podstawowych danych identyfikacyjnych powinno wystarczyć.

Ryzyko związane z kopiowaniem dokumentów

Kserowanie dokumentów tożsamości niesie ze sobą poważne zagrożenia, zwłaszcza w kontekście rosnącej skali kradzieży tożsamości. Dane zawarte w takich dokumentach, np. imię, nazwisko, numer PESEL lub adres, mogą posłużyć przestępcom do wyłudzania pożyczek, otwierania fałszywych kont bankowych lub dokonywania zakupów na cudzy rachunek.

Ponadto przesyłane skany mogą zostać przechwycone podczas transmisji internetowej, szczególnie jeśli jedna ze stron korzysta z niezabezpieczonego połączenia. Nie ma też pewności, jak te informacje będą przechowywane i chronione przez odbiorcę, ani kiedy zostaną ostatecznie usunięte.

Jeśli obawiasz się, że Twoje dane poufne mogły zostać skradzione, sprawdź PESEL i przekonaj się, czy ktoś próbował go wykorzystać np. do zaciągnięcia pożyczki przez ostatnie 12 miesięcy. Możesz to zrobić m.in. dzięki wykupieniu pakietu usług Chroń PESEL. 

Alternatywne metody weryfikacji tożsamości w hotelu

Skoro hotele nie mogą kserować dowodów osobistych, w jaki sposób mają prawo zweryfikować tożsamość gości? Eksperci wskazują kilka możliwych rozwiązań.

Okazanie dokumentu na miejscu

Zamiast przesyłać skan, klient może okazać swój dokument tożsamości na recepcji. Pracownik hotelu będzie mógł wtedy dokonać odpowiednich zapisów, ale nie zyska dostępu do pełnej zawartości dokumentu.

Potwierdzenie danych w systemie

Niektóre hotele mogą również zweryfikować dane gościa, korzystając z ogólnokrajowych baz danych, do których mają dostęp. Pozwala to uniknąć gromadzenia kopii dokumentów.

Pozostawienie kaucji

Inną opcją jest zabezpieczenie się przed ewentualnymi stratami poprzez pozostawienie kaucji, zamiast skanu dowodu. Takie rozwiązanie powszechnie stosuje się w wypożyczalniach sprzętu.

Samoobsługowy check-in

Coraz więcej obiektów noclegowych, zwłaszcza typu apartament czy kwatera prywatna, oferuje samoobsługowy system meldowania się gości. Eliminuje to konieczność kontaktu z recepcją i okazywania dokumentów.

Zasady ochrony danych w hotelach

Aby chronić dane osobowe gości, hotele powinny stosować się do określonych zasad:

• Zgodnie z RODO, hotele mogą przetwarzać tylko te informacje, które są niezbędne do realizacji usługi noclegowej, takie jak imię, nazwisko, adres czy numer dokumentu tożsamości. Kopiowanie pełnej zawartości dowodu lub paszportu jest działaniem wykraczającym poza ten zakres.
• Przed pozyskaniem danych hotel musi poinformować gości o celu ich przetwarzania, podstawie prawnej, okresie przechowywania oraz prawach, jakie im przysługują (np. dostęp, sprostowanie, usunięcie danych).
• Hotele są zobowiązane do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby chronić dane osobowe gości przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją czy utratą. Dotyczy to zarówno fizycznego przechowywania dokumentacji, jak i zabezpieczenia systemów informatycznych.
• Dane osobowe gości powinny być przetwarzane wyłącznie przez upoważniony personel hotelu, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków służbowych. Dostęp do tych informacji musi być ściśle kontrolowany i ograniczony.