Procedura przejęcia obiektu przez firmę sprzątającą

Dla lepszego funkcjonowania wiele firm określa zasady jasnego działania pod postacią procedur, kaizenów itp. Łatwiej jest postępować według ustalonego schematu punkt po punkcie, niż za każdym razem zastanawiać się, co należy zrobić w danej sytuacji, jak zareagować - na przykład przy przejęciu sprzątania obiektu przez profesjonalną firmę porządkową.

Oczywiście nie zawsze da się postępować zgodnie z wytycznymi (każda sytuacja jest inna), ale łatwiej nie popełnić błędu. Usługi sprzątania dla firm wiążą się z dużą odpowiedzialnością. Na takie cele tworzone są w firmach tzw. procedury wewnętrzne. Przykładem takiej procedury może być postępowanie przed rozpoczęciem świadczenia usługi porządkowej dla nowego klienta. Przed przejęciem pod swoją opiekę obiektu do sprzątania: biura, magazynu, hali produkcyjnej itd. dobrze jest sprawdzić stan techniczny obiektu. Sporządzenie protokołu i podpięcie fotografii wykluczy w przyszłości ewentualne wątpliwości co do stanu technicznego danej powierzchni oraz znacznie ułatwia i przyspiesza cały proces przystąpienia do świadczenia właściwej usługi. Poniżej przykład procedury i wskazówki, na co zwrócić szczególną uwagę.

OPIS POSTĘPOWANIA

W wyznaczonym dniu przejęcia obiektu kierownik dokonuje obchodu i szczegółowej oceny stanu technicznego pomieszczeń w zakresie, który dotyczy sprzątania. Dobrze, jeśli podczas inspekcji towarzyszy nam wyznaczona osoba od strony klienta. Podczas obchodu należy zwrócić szczególną uwagę na:

a. sanitariaty – tu interesuje nas stan armatury, pojemników na szczotki do WC, dozowników i podajników oraz suszarek (uszkodzenia mechaniczne, rysy, spalenie środkami kwaśnymi, pokrycie kamieniem itp.), stan ceramiki sanitarnej (pęknięcia, odpryski, urwane lub pęknięte deski sedesowe, rdzawe ślady od wody, kamień wodny, pleśń), stan luster (porysowane, pęknięte, inne uszkodzenia), stan ścianek kabin, stan drzwi, stan podłóg. W przypadku podłóg poza stanem ich czystości należy zwrócić szczególną uwagę na kompletność fugowania, a także jakość fugi (np. fuga epoksydowa na kafelkach – jest to typowa szkoda budowlana i niezwykle trudna do usunięcia po wyschnięciu). W przypadku podłóg lub ścian z kamienia naturalnego należy zrobić dokładną dokumentację fotograficzną i opisową miejsc, które można uznać za spalone lub potraktowane niewłaściwymi środkami;

b. pomieszczenia kuchenne - sprawdzamy stan armatury, dozowników i podajników ręczników (uszkodzenia mechaniczne, rysy, spalenie środkami kwaśnymi, pokrycie kamieniem itp.), stan zlewozmywaków (poza uszkodzeniami mechanicznymi mogą być utlenione przez użycie niewłaściwych środków chemicznych), stan mebli kuchennych (np. wypalone plamy na blatach), stan wyposażenia AGD, stan podłóg. W przypadku podłóg z PCV należy zwrócić uwagę na stan powłoki ochronnej (przetarcia powłoki, nieusunięty brud przed nałożeniem powłoki itp.). W przypadku podłóg lub ścian z kamienia naturalnego należy zrobić dokładną dokumentację fotograficzną i opisową miejsc, które można uznać za spalone lub potraktowane niewłaściwymi środkami;

c. korytarze, ciągi komunikacyjne – stan podłóg - w zależności od materiału, z którego zrobiona jest podłoga, szczególną uwagę zwracamy na:

• dla wykładzin PCV: na jakość powłoki polimerowej, rysy powierzchniowe, rysy głębokie, położenie powłoki na brudną powierzchnię, widoczne ślady po mopie rozkładającym powłokę, przetarcia,
• w przypadku wykładziny dywanowej: wszelkie plamy (w tym plamy po niewłaściwym odplamieniu), prucie na łączeniach, zagięte rogi w przypadku wykładzin systemowych (kwadraty),
• drewno naturalne: stan lakieru, olejowania/woskowania, plamy, wypaczenie,
• jeśli podłoga wyłożona jest panelami czy występują: rysy, wytarcie warstwy dekoracyjnej, spuchnięcia (być może po zalaniu)
• podłogi techniczne: w zależności od zastosowanego materiału wykończeniowego,
• gresy: ogólna czystość, pęknięcia lub ubytki, stan fugowania,
• terazzo i inne zawierające wapienie, gdzie podczas niewłaściwego czyszczenia czy pielęgnacji mogą powstać: zniszczenia chemiczne (spalenie kwasem, czarne plamy, braki w wypełnieniu – wystające kamyki), niewłaściwa impregnacja,
• posadzki z kamienia naturalnego - w przypadku tego rodzaju podłóg lub ścian należy zrobić dokładną dokumentację fotograficzną i opisową miejsc, które można uznać za spalone lub potraktowane niewłaściwymi środkami

Zwracamy także uwagę na stan ścian – rysy, plamy, uszkodzenia mechaniczne (szczególnie powszechne przy ściankach gipsowych) oraz listwy przypodłogowe (oderwane, pęknięte);

d. klatki schodowe: zwróćmy uwagę na stan stopnic, podstopnic, podestów i ścian wg wskazań zawartych w punkcie c., dodatkowo ważny jest stan poręczy (rysy, brud, nadmiernie użyte środki natłuszczające, rdza itp.), okien (rysy, pęknięcia, utlenione ramy aluminiowe);

e. pomieszczenia biurowe: zainteresujmy się stanem podłóg i ścian wg wskazań zawartych w punkcie c., stan okien wg wskazań zawartych w punkcie d., stan wizualny mebli np. wypalone plamy na blatach, ukruszenia, stan mebli tapicerowanych (plamy);

f. windy: zwróćmy uwagę na stan podłóg wg wskazań zawartych w punkcie c., w przypadku metalowej podłogi - zaznaczmy uwagi o stanie czystości i ewentualnych uszkodzeniach; ściany - w zależności od użytego materiału wykończeniowego (jeśli jest to stal szlachetna, to interesują nas rysy, nadmierne stosowanie środków natłuszczających , gdy mowa o lustrach - rysy, pęknięcia;

g. w przypadku okien niezależnie od rodzaju pomieszczenia zwracamy uwagę na stan żaluzji, wertykali, rolet;

h. inne nieokreślone w procedurze, np. hale magazynowe, hale sortowni etc.

DOKUMENTY ZWIĄZANE Z FUNKCJONOWANIEM PROCEDURY

1. Raport z oględzin poszczególnych obszarów wg punktów a.-g.
2. Dokumentacja fotograficzna na nośniku cyfrowym.
3. Protokół przejęcia spisany z klientem - powinny się w nim znaleźć następujące informacje:

• nazwa klienta
• adres obiektu
• data sporządzenia
• dane przedstawiciela klienta
• dane kierownika nadzorującego usługę
• spis pomieszczeń
• wylistowanie pięter/pomieszczeń/elementów wyposażenia wraz z uwagami osoby sporządzającej protokół
• podpis przedstawiciela klienta
• podpis kierownika nadzorującego usługę

CEL PROCEDURY

1. Celem procedury jest zapewnienie sprawnego przejęcia obiektu od klienta - zarówno nowo wybudowanego, jak i już funkcjonującego – celem określenia stanu technicznego wyposażenia i wykazania ewentualnych szkód budowlanych.
2. Stosowanie procedury pozwoli uniknąć sytuacji, w której klient próbuje niesłusznie przypisać firmie sprzątającej zniszczenia w swoim imieniu. Jest to działanie, które ma służyć obu stronom. Klient musi wiedzieć, że powstała szkoda już istnieje i dochodzić ewentualnego zadośćuczynienia u poprzedniego wykonawcy.
3. Każdy kierownik przejmujący obiekt jest zobowiązany stosować się do niniejszej procedury pod rygorem wyciągnięcia konsekwencji służbowych. W innym przypadku zasadność procedury nie ma sensu. Stosowanie się do procedury pomoże uniknąć w przyszłości nieporozumień z klientem.

PODSUMOWANIE

Firma sprzątająca nie może odpowiadać za powstałe szkody sprzątanego obiektu, które wynikły przed przystąpieniem do świadczenia usługi porządkowej u klienta. Każdorazowe stosowanie procedury podczas przejmowania obiektu ma na celu zabezpieczenie dobra obu stronom. Spisanie protokołu jest uczciwym podejściem do tematu, który zapewni komfort dla dalszej owocnej współpracy.