Cyfryzacja dokumentów firmowych – dlaczego warto się nad nią zastanowić?

Na przestrzeni wydarzeń z ostatnich lat nastąpił szybki postęp cyfryzacji dokumentów w różnych przedsiębiorstwach. Mniej formalności idzie w parze z wieloma celami operacyjnymi i prawnymi. Jakie elementy motywują osoby do przejścia na technologię cyfrową? Jak digitalizacja kluczowych danych może zaoszczędzić czas i pieniądze w każdej firmie?

Elektroniczna archiwizacja dokumentów – działanie

Nowoczesny system cyfryzacji pozwala na przechowywanie wszelkich dokumentów. Mogą być to pliki tekstowe, ale również materiały graficzne, video, czy też audio. Posiadając je w systemie, można je w każdej chwili odtworzyć, a także edytować. Archiwizacja elektroniczna polega na automatycznym zapisie wybranych dokumentów w systemie komputerowym, co oznacza, że nie trzeba ich dłużej przechowywać w formie papierowej. Takiej dokumentacji nie da się usunąć przed określonym przez przepisy prawne terminem. Dokumentacja może być archiwizowana w formacie PDF, TIFF lub innych, powszechnie dostępnych. System elektroniczny przypisuje dokumenty do danej teczki, zgodnie z terminem sporządzenia lub rodzajem pisma.

Zwiększenie wydajności pracy

Dzisiaj szybkość działania i wygoda są najbardziej pożądanym czynnikiem w każdej pracy. Większość osób pracuje za pomocą urządzeń elektronicznych i korzysta z Internetu. Wysyłanie dokumentów i wiadomości droga emaliową jest dziś popularne, a co najważniejsze – zajmuje sekundę. To ułatwia dużo procesów i usprawnia pracę całej korporacji. Nie trzeba przeszukiwać segregatorów,tonąć w kartkach papieru i martwić się o ich przypadkowe uszkodzenie. Przesyłanie dokumentów również jest znacznie łatwiejsze i oczywiście tańsze niż w sytuacji, kiedy mamy do czynienia z tradycyjnym papierem.

Mniejsze koszty

Gromadzenie dokumentów, drukowanie ich i przechowywanie w biurze generuje spore koszty. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele wydajemy właśnie na dokumenty. Sprzęt drukujący oraz potrzebne do niego akcesoria, np. tusze, ryzy papieru, półki na dokumenty, spinacze, segregatory, koszulki, teczki. Wszystko to kosztuje. Decydując się na digitalizacje dokumentów, koszty ulegają znacznemu zmniejszeniu. Nie wspominając o przyczynieniu się do ochrony środowiska.

Maksymalne bezpieczeństwo

Firmy, które zajmują się archiwizacją dokumentów dbają o to, aby wszystkie dane były maksymalnie bezpieczne. Zapewniają także najwyższe standardy tajności dokumentów – nie tylko podczas ich archiwizacji, ale na każdym etapie, a więc podczas porządkowania dokumentów, ich ewidencji, czy w trakcie ich niszczenia. Wybierając firmę zajmującą się dokumentami, warto bardzo dokładnie sprawdzić, jak dokładnie będą one przechowywane i przetwarzane. Fakt jest jednak taki, że osoby zajmujące się dokumentami online są zobowiązane do przestrzegania tajemnicy biznesowej.  Chcesz dowiedzieć się więcej? Odwiedź https://pika.pl/usluga/digitalizacja-dokumentow/.